„Wir kommunizieren auf Augenhöhe und pflegen ein wertschätzendes und faires Miteinander.“ Diese Formulierung aus dem Leitbild der Hochschule Merseburg gilt auch im E-Mail-Verkehr. Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind E-Mails das Kommunikationsmittel Nr. 1 für Studierende und Mitarbeitende im „HoMe-Office“. Damit der Informationsaustausch möglichst reibungslos gelingt, können Angehörige der Hochschule Merseburg sich jetzt an einheitlichen Empfehlungen für die E-Mail-Kommunikation orientieren.
„Mit den neuen Empfehlungen setzen wir uns für eine Kommunikationskultur ein, die auf gegenseitigem Vertrauen und Wertschätzung basiert“, erklärt Christian Zöllner, Leiter der zentralen Einrichtung HMK. „E-Mails sind dafür da, Informationen auszutauschen und sich gegenseitig zu unterstützen – und nicht dafür, in großer Runde Konflikte zu klären.“
Dr. Gabi Meister, Leiterin des International Office / Language Centre, begrüßt die neue Maßnahme: „Beim Verfassen von E-Mails sollten wir bedenken, dass wir eine Vorbildfunktion erfüllen. Das gilt insbesondere in Bezug auf internationale Studierende, die mit unseren Gepflogenheiten nicht vertraut sind.“
Katja Labow, stellvertretende Gleichstellungsbeauftragte der Verwaltung, empfiehlt, trotzdem öfter zum Telefonhörer zu greifen: „E-Mails sind ein wichtiges und in vielen Fällen ein sehr vorteilhaftes Kommunikationsmedium. Sie ersetzen aber nie das persönliche Gespräch, welches im Arbeitskontext eine vertrauensvolle und gelingende Zusammenarbeit und damit beste Erfolge ermöglicht.“
Empfehlungen für E-Mail-Kommunikation
Bitte beachten Sie beim Verfassen von E-Mails deshalb folgende Empfehlungen:
1. Das Kommunikationsmittel: Setzen Sie E-Mails bewusst ein.
Die Kommunikation via E-Mail bietet viele Vorteile. Wenn Sie jemanden schnell erreichen möchten oder ein sensibles Thema ansprechen wollen, sind E-Mails mitunter nicht das Mittel der Wahl. Zudem besteht immer die Gefahr, dass E-Mails im Spam-Ordner landen oder übersehen werden. Greifen Sie deshalb im Zweifelsfall lieber zum Telefon.
2. Die Motivation: Nutzen Sie E-Mails, um Informationen zu teilen.
E-Mails sind dazu da Informationen zu teilen, Absprachen zu treffen und sich gegenseitig zu unterstützen. Sie dienen nicht dazu, andere Hochschulangehörige zu kontrollieren oder vorzuführen. Sie sind auch nicht dafür gedacht, sich bei möglichen Meinungsverschiedenheiten abzusichern oder Konflikte in großer Runde zu klären. Wer E-Mails auf diese Weise nutzt, schadet dem Kommunikationsklima an der Hochschule Merseburg.
3. Die Absender*innen: Nutzen Sie Ihre offizielle Hochschul-E-Mailadresse.
Für Mitarbeitende der Hochschule Merseburg ist die Nutzung ihrer Hochschul-E-Mailadresse selbstverständlich. Einige Studierende verwenden bei der Kommunikation mit anderen Hochschulangehörigen jedoch private E-Mail-Adressen. Das kann zu Problemen führen, z. B. wenn Nachrichten nicht eindeutig Personen zugeordnet werden können oder schlicht im Spam landen. Deshalb nutzen Sie bitte Ihren offiziellen E-Mail-Account der Hochschule Merseburg. So bleiben Sie auch über Neuigkeiten von der Hochschulleitung und interessante Veranstaltungen immer auf dem Laufenden.
4. Die Adressat*innen: Beziehen Sie alle Ansprechpartner*innen direkt ein.
Überlegen Sie bitte genau, wer Ihre Information tatsächlich benötigt. Diejenigen Personen tragen Sie im Feld „An:“ direkt ein. Nutzen Sie die „CC:“-Funktion nur dann, wenn es tatsächlich nötig ist, um weitere Adressat*innen über wichtige Themen, Prozesse und Entscheidungen auf dem Laufenden zu halten. Gleiches gilt für die Nutzung von E-Mail-Verteilern. Bitte reflektieren Sie vor dem Absenden Ihrer E-Mail über Verteiler selbstkritisch, ob größere Zielgruppen Ihre Information tatsächlich benötigen und welcher E-Mail-Verteiler ggf. der geeignete ist.
5. Das Thema: Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt.
Die Betreffzeile sollte das Thema Ihrer E-Mail und Ihr Anliegen anschaulich zusammenfassen. Mit einer aussagekräftigen Formulierung können Ihre Adressaten auf den ersten Blick bereits eine Einordnung dazu treffen, wie relevant der Inhalt Ihrer E-Mail für sie ist. Zudem fällt es später leichter, die E-Mail im Postfach wieder aufzufinden. Wenn Sie Ihre Adressat*innen zu mehreren komplexen Anliegen informieren möchten, kann es sinnvoll sein, eine thematische Aufteilung zu treffen und mehrere E-Mails zu schreiben.
6. Die Anrede: Achten Sie auf Freundlichkeit und Höflichkeit.
Eine Hochschule, viele Perspektiven. Während einige Lehrtätige an der Hochschule Merseburg sich von ihren Studierenden gern mit „Du“ ansprechen lassen, legen andere Wert auf ein „Sie“ und die Nennung aller Titel. Auch bei unseren Studierenden gehen die Haltungen zum Thema Ansprache mit „Du“ oder „Sie“ auseinander. Ebenso unterschiedlich sind die Meinungen zur Begrüßung mit „Hallo“ „Liebe*r“ oder „Sehr geehrte*r“. Deshalb gilt: Wer sich um eine möglichst höfliche Formulierung bemüht, ist auf der sicheren Seite. Wenn Sie Ihr Gegenüber besser kennen, darf es später auch informeller sein. Dass die Anrede gendersensibel erfolgt, versteht sich von selbst.
7. Der Inhalt: Formulieren Sie Ihr Anliegen kurz und übersichtlich.
Leerzeilen und Bullet Points helfen Ihnen, den Text zu strukturieren. Mit einer kurzen, übersichtlichen Darstellung erhöhen Sie die Chance, dass Ihr Gegenüber schnell erfasst, worum es Ihnen geht und direkt antwortet. Zusätzliche Informationen können Sie über den Anhang oder Links verschicken.
8. Die Sprache: Formulieren Sie Ihre Informationen verständlich und diskriminierungsfrei.
Bitte reflektieren Sie Ihre Wortwahl genau. Vermeiden Sie Fachbegriffe, die Ihr Gegenüber nicht kennt und nutzen Sie im Zweifelsfall Umschreibungen. Wählen Sie einen freundlichen Tonfall und achten Sie darauf, niemanden zu verletzen. Bedenken Sie bitte, dass schriftliche Kommunikation im Vergleich zur mündlichen mehr Spielraum für Interpretationen lässt. Vermeiden Sie klischeebehaftete, diskriminierende oder sarkastische Formulierungen.
9. Die Antwort: Zeigen Sie, dass Sie für Ihr Gegenüber erreichbar sind.
Niemand kann immer erreichbar sein. Und nicht auf jede E-Mail ist eine Antwort tatsächlich nötig. Im Normalfall sollten Sie dennoch versuchen, innerhalb von drei Tagen eine erste Rückmeldung zu geben. Selbst wenn Bearbeitungsprozesse länger dauern, zeigen Sie Ihrem Gegenüber auf diesem Wege, dass die Information angekommen ist. Sie haben eine E-Mail übersehen oder vergessen, sich zurückzumelden? Das passiert den Besten! Greifen Sie einfach zum Telefon, entschuldigen Sie sich freundlich und klären Sie die Fragen direkt. Falls Sie länger nicht erreichbar sind, vergessen Sie bitte nicht, Ihre Kolleg*innen zu informieren und eine Abwesenheitsnotiz einzurichten.